E-mails met stijl

smileys

Kortom: gebruik smileys - of helemaal niet - slechts zeer spaarzaam. In ieder geval in contact met leidinggevenden, klanten of klanten, zijn ze taboe op het werk, tenzij je een heel informele, informele relatie hebt. Smileys lijken snel onprofessioneel en gek. Vermijd volledig als u zich zorgen maakt, bijvoorbeeld een probleem beschrijven of om feitelijke informatie vragen. Wees ook duidelijk: een "dank u" spreekt voor zich en hoeft niet extra te worden gegarneerd met een smiley. Tip: Wen aan een gedoseerde afhandeling van smileys in privémailverkeer. Dan is het gemakkelijk voor u, zelfs in het werk, om zonder te doen.

afkortingen

Intern is het gebruik van afkortingen in orde: je kunt laten zien, vooral als eerstejaars, dat je het werkende jargon hebt. Bovendien geeft u aan dat uw tijd kostbaar is: het schrijven van PSE in plaats van "vernieuwing van projectsystemen" bespaart veel stops. In extern contact worden projecten echter altijd met de volledige naam genoemd - tenzij de afkorting gemeenschappelijk is voor alle betrokkenen.

Populair, populair en erkend: groeten aan het einde van een e-mail aan collega's met 'LG' om af te korten. In contact met de buitenkant zijn dergelijke afkortingen geen grove schending van de e-mailetiquette, maar kunnen ze al snel te casual lijken. Beter: Stuur "Groeten", of anders "Groetjes", als het iets niet-bindend zou moeten zijn. De standaardbegroeting voor het invullen van een e-mail is nog steeds "Oprechtheid". Als je te omslachtig bent om deze drie woorden steeds opnieuw in te typen, voeg je die zin gewoon toe aan je handtekening, wat je uiteindelijk in de e-mail krijgt. Slim alternatief: als u uw e-mails in Outlook schrijft, zijn de drie letters "mfg" en de return-toets voldoende - u hebt "oprecht" gedaan.

Gebruikelijke afkortingen zoals of, waar van toepassing, kunt u het op elk gewenst moment gebruiken, behalve in e-mails met een zeer formeel doel, zoals toepassingen. Een e-mail mag er niet door worden gepeperd. Een zin als "Als je misschien geïnteresseerd bent - momenteel ben ik erg druk, maar kan het project later misschien aan je uitleggen, bijvoorbeeld, of anders" waar "is een beding voor de lezer.

vastklinken

Een feit tussen haakjes zetten, kan door de lezer anders geïnterpreteerd worden - bij twijfel betekent het voor hem "waarschijnlijk niet zo belangrijk" of "ik kan rustig lezen". Dit moet u duidelijk zijn voordat u (halve) belangrijke zaken tussen haakjes plaatst. Tip: Bedenk eens welke feiten echt in de post moeten worden verstuurd - en of u liever de "tussen haakjes" niet volledig weglaat en mogelijk markeert voor de volgende oproep.

hoofdletters

"BELANGRIJK: Project xy heeft de voorkeur!" In dit geval is het gebruik van hoofdletters zinvol omdat het op een gemeten manier wordt gebruikt en de lezer erop wijst dat er meer aandacht nodig is. Ook voor afkortingen (zie hierboven) zijn hoofdletters nuttig, anders overbelasten ze snel een e-mail. Bovendien geven ze de lezer het gevoel dat hij gedwongen wordt: op het internet betekenen hoofdletters schreeuwen tegen iemand.

kleine stip

"Dat is een goed idee ..." Natuurlijk kun je hier stippen plaatsen. Maar het lijkt nogal onbeslist in een professionele mail. Blijf bij je uitspraken en gebruik alleen stippen als ze toegevoegde waarde bieden - of als je grapjes maakt met collega's: "Dat blijft ons zoet geheim ..."

uitroepteken

Achter groeten als "Geachte heer Maier" zijn ze bijna uitgestorven, meestal wordt een komma gebruikt. Een uitroepteken is niet verkeerd en kan een appellatief karakter hebben. Dus, als je schrijft in een ernstige, zware zaak, neem dan het uitroepteken na de aanhef in plaats van de gebruikelijke komma.

Het volgende is van toepassing op de doorlopende tekst: gebruik nooit meer dan één uitroepteken tegelijk, al het andere heeft invloed op de lezer. En gebruik de uitroeptekens alleen op uitspraken die u op een speciale manier wilt onderstrepen - niet altijd! Een inflatoir gebruik is hectisch! En opgewonden!

opmaak

Gekleurde achtergronden, verschillende lettertypen, poppy-lettertypekleuren: e-mailprogramma's bieden de gebruiker een verscheidenheid aan individuele ontwerpopties. Ook hier geldt: minder is meer, tenzij je in een creatief beroep werkt, en de presentatie van je e-mails is ook een boegbeeld van je mogelijkheden. Met andere woorden: als u uw achtergrond niet verft, is leesbaarheid moeilijk. Gebruik als lettertype één van de standaard, dus bijvoorbeeld Courier, Arial of Times New Roman, omdat zelfs een ongebruikelijk lettertype de leesbaarheid bemoeilijkt.

Het gebruik van verschillende lettertypekleuren kan handig zijn, bijvoorbeeld als u delen van een e-mail in uw antwoord citeert, of als u een langere e-mail wilt structureren. Het is ook geschikt voor cursief en vetten bepaalde passages. Als u lettertypekleuren gebruikt om uw antwoordpassages te markeren, kunt u het beste bij één kleur blijven. En kies indien mogelijk een aangenaam leesbaar, bijvoorbeeld blauw of donkergroen.

Wat wil je nog meer weten over e-mails? Zonder probleem! er zijn antwoorden.

Lancering vernieuwde Livits Bijeenkomstenmodule - E-mail editor (8) (Mei 2024).