Van nieuw werk naar toekomstig werk: interview met Irene Oksinoglu van Otto
Irene Oksinoglu, wat wordt onder Otto onder Nieuw Werk bedoeld?
We vatten de megatrend Nieuw Werk voor ons samen onder de naam Future Work om te zien hoe we deze ontwikkeling voor Otto kunnen vertalen. Concreet werd het Future Work Initiative opgericht om alle maatregelen die plaatsvinden te prioriteren en te sorteren. We begrijpen dit initiatief als een proces dat lang zal duren. Otto begon het onderwerp toen onze kantoorruimte werd veranderd en merkte op dat mooi meubilair niet helpt als het niet effectief wordt gebruikt. Dat was toen we ons realiseerden dat we ook moesten zorgen voor houding en mindset. Eind 2017 noemden we Future Work een kerninitiatief en nam ik het management over.
Hoe is uw Future Work-groep precies gepositioneerd?
Mijn team heeft een cross-functionele samenstelling en is zeer flexibel omdat we mensen krijgen die we alleen als experts nodig hebben om aan een bepaald onderwerp te werken. Het kernteam bestaat uit een area management medewerker en een expert, elk uit IT, verandermanagement en corporate communicatie.
Welke inhoud behandelt Future Work?
Onder Future Work vatten we drie pijlers samen: ruimte, digitaliteit en cultuur. De eerste pijler, ruimte, wordt ook Activity Based Working genoemd. We zien onze kamers bij Otto als een concept met meerdere ruimtes. Waarin ik altijd de werksituatie kan vinden die ik nodig heb om mijn werk op de best mogelijke manier te doen. Daarom hebben we onze gebieden in de Groep zeer divers ontworpen, afhankelijk van de behoefte om de juiste werkplek te kunnen selecteren: als ik gefocust en geconcentreerd wil werken, ga ik in rust werken, als ik een vertrouwelijk gesprek wil voeren, zijn er bijbehorende kamers of telefoonaansluitingen als ik projectwerk wil doen, ontmoet ik mijn collega's in de projectgebieden, voor creatief werk zijn er ruimtes waar je kunt brainstormen en muren kunt labelen en lijmen.
Is dit aanbod bij Otto naast het vaste bureau?
Niet in de toekomst. We zijn alle gebieden aan het herontwerpen en de nieuwe gebieden ondersteunen het principe van delen. Ik kijk wat ik heb gepland voor mijn dagelijkse routine en kijk naar mijn gebieden. Alle werkplekken zijn uitgerust met dezelfde technologie. Dit strekt zich zelfs uit over onze hele campus, we hebben een boulevard buiten en een tuin met waterdichte stopcontacten. En vooral 's middags kunt u de bedrijfsruimte van de kantine of de bistro's als werkplek gebruiken. Voeg daar de mobiele ruimte aan toe. Zeg co-working spaces of home office, dus het hele onderwerp van mobiel werken.
De tweede pijler was de term digitaliteit.
De onderwerpen digitaliteit of digitaal kantoor hebben een grote invloed op ons werk. We nemen alle technische mogelijkheden die we gebruiken om onze werkprocessen zo eenvoudig mogelijk te maken. Het is belangrijk voor ons dat we niet worden geleid door de technologie, maar dat we actief de technologie voor ons selecteren. Momenteel betekent dit dat we Office 365 introduceren. Omdat het ons in staat stelt om onze communicatie efficiënter te maken en transparantie te bevorderen. Digitalisering betekent ook dat kennis en informatie kunnen worden gedeeld om productiever te zijn. Met Office 365 hebben we gegevens in de cloud, kunnen we mobiel werk ondersteunen en kunnen we samenwerken, omdat we samen kunnen komen met documenten. Ik heb toegang tot mijn gegevens vanaf elk apparaat, wat zo leuk en zo gemakkelijk te ervaren is: bijvoorbeeld wanneer ik een PowerPoint-presentatie op mijn servicetelefoon bewerk en tegelijkertijd ook toegankelijk is voor andere collega's in de cloud. De onderwerpen netwerkwerk en realtime werk zijn belangrijk voor ons.
Ontbreekt de derde pijler: cultuur.
Hier vatten we de noodzakelijke mindset samen die nodig is om de veranderingen positief te accepteren. We onderzoeken welke gedragspatronen moeten worden bevraagd, heroverwogen en veranderd om zo goed mogelijk gebruik te maken van de inhoud van de pijlers van ruimte en digitaliteit. En dat is waar we mensen centraal stellen. Omdat we natuurlijk verschillende generaties en persoonlijkheden hebben tussen de werknemers en verschillende taken moeten worden vervuld. We zijn er vast van overtuigd dat er geen algemene antwoorden zijn. Maar het is belangrijk om te controleren waar een verandering van houding nodig is. En dat is de taak van cultuur. En natuurlijk zijn alle drie de pilaren met elkaar verweven.
Hoe zijn de Otto-medewerkers betrokken bij het veranderingsproces?
Er was een startbijeenkomst waarbij we de drie pijlers communiceerden, maar ook de verhuizing naar de nieuwe werkruimtes aankondigden.De verdere betrokkenheid van medewerkers gebeurt proactief, maar ook passief. We rapporteren regelmatig als onderdeel van een Future Work-blog en op ons intranet. De verhuizingen van de teams worden nauw en individueel begeleid door de veranderafdeling en de verhuizer. We lijken dat we ruimte geven voor alle vragen en een antwoord op alles vinden. We geven onze collega's de tijd om te wennen aan nieuwe ruimtes, zodat dingen die er in de eerste plaats nieuw en anders uitzien, in de loop van de tijd normaal en natuurlijk kunnen worden. De technische conversie naar Office 365, hebben we aangekondigd tijdens een verplichte kick-off-event, waarin we ook weer eens over het onderwerp attitude hebben gehoord. We hebben uitgelegd: waarom doen we dit? Waarom vinden we het nodig om onze manier van werken te veranderen? We houden ons immers niet bezig met Nieuw Werk, omdat we er veel over lezen in de media, maar omdat we het ook nodig hebben om competitief te blijven. We maken veel zichtbaar en transparant en laten degenen die het proces al ervaren erover vertellen.
Welke feedback is er van de medewerkers op de veranderingen?
Ze zijn gelukkig. Velen zeggen dat ze voor Otto werken omdat de sfeer belangrijk voor hen is. En deze sfeer is ook verbonden met Future Work. Sommige collega's zijn Office 365 erg dankbaar voor het moedig uitproberen en dienovereenkomstig reorganiseren omdat zij de toegevoegde waarde erkennen. Anderen moeten wennen aan de nieuwe tools en we geven ze de tijd om dat te doen. De mooiste feedback was toen onze CEO, Katy Roewer, meedeelde dat we genomineerd waren voor het Future Work-project voor de Xing New Work Award en dat alle collega's van andere afdelingen uitblonken om ons te zien.
Waarom wordt Future Work genomineerd voor de prijs?
Natuurlijk weet ik niet waarom de jury ons heeft gekozen. Ik kan twee dingen zeggen die we anders doen: we vormen het grote geheel. Veel mensen bij New Work zien alleen nieuwe ruimte en nieuw kantoormeubilair, of nieuwe IT-systemen of alleen de werkcultuur. Maar in onze Future Work-triade gaan de drie pijlers hand in hand. En we gaan naar de mens. We letten op individuele behoeften en proberen niet te generaliseren. We willen niet door trends worden gedreven, maar kijken wat er in de bestaande Otto-cultuur past.
Bij de ChroniquesDuVasteMonde Academy besteden we altijd speciale aandacht aan de rol van vrouwen. Welke kansen biedt Future Work Women aan Otto?
Ongeacht het toekomstige werk, er zijn verschillende programma's bij Otto die vrouwen en met name moeders promoten en ondersteunen. Bijvoorbeeld flexibele werkmodellen, veel mogelijkheden voor thuiskantoren en flexibele contracten. We zien de toegevoegde waarde en de toenemende motivatie van het werk om het privé-leven te passen. Met Katy Roewer hebben we ook een bord dat in een positie van 80% werkt. Dit is een leuk rolmodel. Toekomstig werk wordt meer geaccentueerd door attitudekwesties, omdat we willen erkennen dat mensen overal productief werken. Niet alleen voor het scherm aan het bureau. Aan het einde van de dag gaat het erom de resultaten goed te krijgen.
Bedankt voor het interview, Irene Oksinoglu
