Stop de e-mailvloed!
E-mails maken je gelukkig. Als het gunstig uitvalt of de computerstem uitspreekt "You have mail!", Wordt het gelukshormoon dopamine vrijgegeven, hebben onderzoekers gevonden. Helaas duurt geluk niet lang.
Omdat bij elke e-mail een nieuw punt op de takenlijst terechtkomt, moet een nieuwe info-bite worden verteerd. En op een gegeven moment wordt het ongemakkelijk: voor dan, wanneer we alles uit onze volledige inbox vergeten zijn, wat we onmiddellijk moeten doen, wie op een antwoord wacht en wat we veilig kunnen negeren - en toch stromen er steeds meer berichten in de mailbox van mensen die wil iets van ons. Het is ook stressvol, frustrerend en kost nog steeds een groot deel van onze werktijd: 70 procent van de werknemers spendeert een uur per dag aan e-mails. Hoe kunnen we erin slagen niet te zinken in de stroom van e-mails?
1. Schakel automatische melding uit!
Doen zonder de "pling"! "Constant beschikbaar zijn is een van de meest voorkomende fouten bij het omgaan met e-mails", zegt Petra Schmidt, organisatiecoach en oprichter van het bedrijf "profilplan". Telkens wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt, verleidt onze nieuwsgierigheid ons om snel te zien wat nieuws is. Gedurende een paar seconden neemt de aandacht af - als we geconcentreerd hebben gewerkt, raken we uit de pas. "Vooral als je een moeilijke taak hebt, is een e-mail een welkom excuus om het werk te onderbreken", zegt Petra Schmidt. Hoe vaker mensen worden gestoord in een geconcentreerde activiteit, hoe langer ze nodig hebben en hoe sneller fouten worden gemaakt.
2. Plan vaste tijden voor e-mailverwerking!
Coach Petra Schmidt raadt aan om maar drie keer per dag in de mailbox te kijken - tenzij je in een branche werkt waar informatie snel moet worden uitgewisseld. In de meeste e-mails is het voldoende als we binnen twee tot drie uur reageren - en in noodgevallen kan de afzender ook bellen. Je moet e-mails checken wanneer je 's ochtends je computer hebt opgestart. Dit zal u vertellen of er een dag voordien na het werk belangrijke berichten naar u zijn verzonden. De tweede e-mailcheck vindt ongeveer een half uur vóór uw lunchpauze plaats - daarna kunt u voor de pauze reageren op dringende behoeften. Een derde keer kijk je één tot twee uur voor sluitingstijd naar je inbox. "Vertel uw collega's dat u uw mails op vaste tijden verwerkt", adviseert Petra Schmidt. Sommige mensen zouden verrast zijn als ze na tien minuten geen reactie van je kregen.
3. Bewerk e-mails in één keer!
Schrijf hier een e-mail, maak een kort telefoontje, knutselt tussendoor in de volgende presentatie - zodat je goed kunt opschieten met je werk. Beter: gelijkaardige taken in één keer uitvoeren. Neem de tijd om alle e-mails te beantwoorden, sorteren of verwijderen - daarna kunt u ontspannen en uzelf aan andere taken wijden. Idealiter wordt uw e-mailinbox na elk bezoek opgeruimd.
4. Sla e-mails goed op!
Moeilijk, maar met een beetje discipline maar mogelijk: de inbox zou niet zo lang moeten zijn dat je hem niet volledig op je scherm kunt zien, adviseert organisator Petra Schmidt. E-mails die belangrijke informatie bevatten die u wilt bewaren voor opslag, worden opgeslagen in mappen. Petra Schmidt raadt aan dat u uw e-mailprogramma niet gebruikt, maar de e-mails bewaart op de harde schijf. In Outlook kunt u bijvoorbeeld de berichten, inclusief hun bijlagen, opslaan in het * .msg-bestandsformaat en ze in uw normale bestandsmappen op de harde schijf plaatsen - dit is hoe u documenten en correspondentie voor een project op dezelfde locatie hebt opgeslagen. Afhankelijk van wat bij je werk past, kun je ook denken aan een andere handige mappenstructuur. Belangrijk is alleen: de inbox is geen permanente opslag!
5. Raak één keer per e-mail aan!
Wanneer u e-mails bewerkt, slaat u geen taken op voor later! Als u een reactie verwacht, moet u onmiddellijk reageren door informatie naar de juiste map te verplaatsen. In veel e-mailprogramma's kunt u berichten in taken omzetten en zo een takenlijst op de computer bijhouden. Wat u niet permanent wilt opslaan als een info of als een taak in de ogen: verwijder!
6. Maak kennis met uw e-mailprogramma!
Outlook, Entourage, Thunderbird en Co. kunnen veel meer doen dan alleen e-mails schrijven en ontvangen. Het loont de moeite een paar trucjes te leren: e-mails rechtstreeks naar specifieke mappen sturen of ze taggen, zodat je snel alle berichten kunt vinden die bij hetzelfde onderwerp horen. In computercursussen of reisgidsen kunt u ontdekken welke opties uw programma biedt.De tijd die je investeert om dergelijke tricks te leren, kom je snel uit!
7. Bel tijden vaak!
Niet altijd is de e-mail het juiste communicatiemiddel. Aan de telefoon kunnen gecompliceerde of gevoelige problemen sneller worden opgelost - en het risico op misverstanden is veel lager. "De stem is een ander communicatiekanaal waardoor je reacties kunt voelen", legt Petra Schmidt uit. De gesprekspartner aarzelt of drukt rond? Aan de telefoon merken we dit meteen - en we kunnen ons afvragen wat de ander dwars zit. Het is veel moeilijker en tijdrovend per e-mail, als het überhaupt werkt.
